‘Elektronik dünyaya dikkatli adım atın’

GİRAY DUDA

Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı, e-fatura uygulamasını Türkiye’deki kimi şirketler için başlatma kararı aldı ve son başvuru tarihinin 2 Eylül 2013, uygulamaya geçiş için son tarihin de 1 Ocak 2014 olduğunu duyurdu. E-fatura kapsamına yaklaşık 30 bin dolayında büyük şirketin gireceği hesaplandı.

E-fatura sisteminin tüm ayrıntılarını öğrenmek için denetim, vergi, yönetim danışmanlığı, kurumsal finansman ve kurumsal risk alanlarında hizmetler sunan Deloitte şirketini ziyaret ettik. Vergi Servisi Müdürü Tolga Büyükdeğirmenci ve Risk Girişimi Bölümü Müdürü Metin Aslantaş, e-fatura sistemini ayrıntılarıyla anlattılar ve gerekli uyarılarda bulundular. Yazımızda her iki uzmanın açıklamalarını ayrı ayrı değil tek bir kişiyle yapılan konuşma tarzında yayınladık. ‘Global Sanayici’ dergisi adına Büyükdeğirmenci ve Aslantaş’a sorduğumuz sorular ve aldığımız yanıtlar şöyle:

- E-fatura nedir? 2 Eylül 2013’teki son başvuru tarihinden sonra gündemimize giren e-faturayı nasıl tarif edersiniz?

- E-fatura, bildiğimiz fatura ile aynı hukuki müeyyidelere sahip elektronik fatura. Aslında ikisi arasında hiçbir değişiklik yok. Elektronik fatura, bunun sadece elektronik ortama taşındığı, müşteri ile satıcı arasında güvenli ve sağlıklı biçimde dolaşımının sağlandığı, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın iletimine aracı olduğu bir fatura türü.

ŞİMDİYE KADAR 4 ŞİRKET KULLANIYORDU

- Türk Telekom’un, cep telefonu şirketlerinin bize gönderdiği faturalar da elektronik fatura mı sayılıyor.

- Bunlar da e-fatura. Biliyorsunuz telefon teknolojisinde önce edge vardı. Sonra Wi-Fi ve 3G geldi. Teknoloji geliştikçe kademe kademe hızlandık. Bu da aynı biçimde, elektronik fatura kayıt sistemi olarak değerlendiriliyordu. Önce dört tane telekomünikasyon şirketi bu sisteme dahil oldu. Yeni düzenleme ile birlikte diğer şirketler de elektronik faturaya dahil olacaklar. Bunun adı elektronik fatura kayıt sistemi değil elektronik fatura oldu.

O dört operatörün idarenin sunduğu farklı bir altyapısı vardı. Onlar idare için ve sektör için pilot görevindeydi ama şimdi bu Telekom operatörleri meblağ ne olursa olsun tüm müşterilerine fatura gönderebiliyordu. Elektronik fatura biraz daha ticari anlamda, daha farklı bir teknik altyapı ile çalışacak. Kapsamı da genişleyecek.

BANKALARIN FATURA MECBURİYETİ YOK

- Bankaların gönderdiği ekstreler daha farklı nitelikte herhalde değil mi?

- Bankalardan siz elektronik ekstre alabiliyorsunuz. Ama o ekstre idarenin üzerinden geçen bir ekstre değil. Banka, kendi sistemi üzerinden, elektronik imza ile size ekstre gönderiyor. Ancak 2 Eylül’den sonra şirketlerin geçmeye başladığı elektronik faturanın, idarenin üzerinden alınması söz konusu olacak.    

Bankalar biliyorsunuz fatura düzenlemek zorunda değildir. Dekont düzenlemek zorundalar ve dekontlar elektronik fatura mevzuatı içerisinde yer almıyor. Buna ilişkin olarak Bankalar Birliği’ne Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından verilen bir mukteza var. Buna göre, dekontlar kapsamda olmadığı için bankalar bunun dışında tutuldu. Aslında bankalar bunun dışında tutulmuyor, dekont dışarda tutuluyor ama bir banka herhangi bir mükellefe bir gayrimenkul veya araç sattığı zaman tabii ki burada fatura düzenlenecek.

- İnternet bankacılığı işleminde aldığım dekontu yazıcıdan basabiliyorum ama geçerli belge için bankaya gitmem gerekiyor.

- Evet şu anda bu geçerli. Çünkü orada hukuki olarak geçerli olan belge elektronik imza ve siz bunu yazıcıdan çıkardığınız zaman elektronik imza gözükmüyor. Banka, kendisinin elektronik imzasının orada olduğunu elektronik olarak kanıtlayabildiği için o geçerli oluyor. Sizin bastığınız sadece bilgi için çıkarılmış bir kopya oluyor.

VERİMLİLİK VE MALİYET DÜŞÜŞÜ

- Peki neden elektronik faturaya geçiliyor? Teknolojide gelinen düzey mecbur mu kılıyor? Maliyeye daha mı faydalı olacak?

- İşletmelere operasyonel etkinlik ve verimlilik getirecek. Maliyetlerde azalmalar yaşanacak. Arşivleme, fatura gönderme ve alma maliyetleri azalacak. Yapılan bir hesaplamaya göre gönderen için yüzde 57 ve alan için de yüzde 52’lik bir maliyet düşüşü sağlanacak. Normalde faturayı gönderdiğinizde geldi-gelmedi, tekrar gönderme vs. sorunlar yaşanıyor. Elektronik gönderimde ise bu iş saniyeler, dakikalar içinde çözülecek. Anlaşmazlıklar azalacak.

- E-fatura kullanımına ilgi nasıl?

-  Eylül başı itibarıyla başvurusunu yapıp onaylanan şirket sayısı 900 dolayında. Halbuki 30 bin şirketin katılması hesaplanıyor.

ENTEGRASYON 1 OCAK’TA BAŞLAYACAK

- Her zamanki gibi bir süre uzatması mı bekleniyor?

- Bir uzatma var. Biliyorsunuz, elektronik fatura kullanımında 3 ayrı yöntemden birisi seçilecek. Bunlar portal yöntemi, entegrasyon yöntemi ve özel entegrasyon yöntemi.

Portal yöntemine  Eylül 2013’ten itibaren başlıyoruz. Ancak entegrasyon ve özel entegrasyon yöntemleri seçilirse 1 Ocak 2014’e kadar süre verildi.

Yani 2 Eylül’e kadar yapılan başvuruda bu 3 yöntemden hangisini seçmek istediğinizi beyan ediyorsunuz. Eğer entegrasyon ve özel entegrasyon yöntemlerini seçerseniz idareye benim portal hesabımı açma, benim elektronik faturaya geçmem için 4 aylık ek süre ver, en geç yılbaşı itibariyle elektronik fatura hayatıma başlayayım diyorsunuz. Eğer o zamana kadar hazır olmazlarsa, yani entegrasyon ile çalışmaya geçemezlerse portal hesabı onlar için otomatik olarak açılmış olacak.

- Elektronik fatura sistemi kolayca kullanılabilir mi? Bunun bir eğitim süresi var mıdır?

- Sizin finanstaki bir arkadaşınız muhtemelen her sabah internetten hesaplarınıza, gelen ödemelere nasıl bakıyorsa,  aynı biçimde keseceği faturaları da idarenin ona sunduğu bir portal üzerinden yapacak. Bunun kullanılması çok komplike değil.

ŞİRKETLER KENDİLERİNİ HAZIRLAMALI

- Peki değişik yerlerde bayileri olan yaygın bir şirkette, ayrı ayrı kişilerin keseceği faturalar söz konusu olunca bazı problemler doğmaz mı?

- Tabii buradaki sıkıntı, zorluk şurada: aslında şirketin kendi fatura kesme ve fatura alma sürecini gözden geçirmesi gerekir. Çünkü her tüzel kişilik başına şifre ve kullanıcı adı verileceği için belki bir sürü yerden fatura keserken onu biraz daha revize etmesi gerekebilir. İşte bu yüzden, böyle özel durumları olan firmalar için idare entegrasyon veya özel entegrasyon yöntemini ortaya çıkardı. Burada şirketlerin düşünmesi gereken konu, kendilerine özel olarak bir fatura süreçleri ve birden fazla yerden daha çok kişinin fatura kesmesidir. Bunu gözden geçirmeleri gerekiyor. Çünkü bir kullanıcı ve bir şifre var sadece.

- Şirketlerin böyle bir programı hazırlaması pek kolay değil herhalde…

- Sonuçta bunun bir maliyeti var. Belki fatura sayınız çok fazla değildir ama meblağlar yüksektir. Bunu portal üzerinden yönetebilirsiniz. Faturanız çok fazla ise ve farklı yerlerden kesiyorsanız sizin kendi hayatınızı gözden geçirmeniz gerekiyor. Yoksa program yapmanın maliyeti ile hayatı zorlaştırmanın maliyetinden hangisi daha az ise onu seçmek zorundasınız.

İRSALİYELİ FATURA ARTIK YOK

- İrsaliye ve fatura ilişkisi elektronik faturada nasıl çözülüyor?

- Elektronik irsaliye, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın açıklamasına göre 2014 veya 2015 yılına kalacak. Siz bugüne kadar malı irsaliyeli fatura ile gönderiyordunuz. Daha sonra 7 gün içerisinde düzenliyordunuz. Bundan sonra irsaliyeli fatura diye bir şey yok. İrsaliyeyi eskisi gibi kağıt olarak kesip mal ile göndereceksiniz. Elektronik faturayı da karşı tarafa Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden ileteceksiniz.

Vergi Usul Kanunu’na ilişkin bir tebliğ taslağı hazırlanıyor. Burada, siz elektronik faturanın bir çıktısını alıp mal ile birlikte gönderebiliyorsunuz. Maliye bu çıktıyı kabul ediyor. İrsaliyeyi göndermenize gerek yok. Fakat, burada, sizin malı gönderirken elektronik faturayı düzenlemeniz gerekiyor. Bu işletmeler açısından bir sıkıntı şu anda.

MALİ MÜHÜR ÇOK ÖNEMLİ

- E-fatura uygulamasında ‘Mali mühür’ gerekiyor. Mali mühür nasıl işleyen bir sistem?

- Mali mühür, sizin başvuru sırasında TÜBİTAK’tan aldığınız elektronik mühürden ibaret. Bu mühür, aslında şifrelenmiş, şirkete özel bir anahtar. Bunu, sistem veya idare TÜBİTAK’a sorduğu zaman, ‘evet bu şifre şu şirkete aittir’ diyor. Yani imza teyit ediliyor. TÜBİTAK’ın gönderdiği bu mührü siz idame ettirmek, korumak zorundasınız. Çünkü o artık sizin şirketinizin bir imzası.

Burada şirketlerin değerlendirmesi gereken bir başka konu da şu; ekstrem durumları dışarıda bırakırsak çok büyük bir ihtimalle şirketlerin artık iki fatura süreci olacak. Tedarikçiniz ya da müşteriniz elektronik fatura müşterisi olmayabilir. Onunla ticari ilişkileriniz eskisi gibi devam edecek. Faturayı yine ondan matbu kağıt olarak alacaksınız. Elektronik faturaya geçen müşteri ya da tedarikçiniz ile de elektronik olarak iletişim kuracaksınız.

E-FATURA YERİNE MATBU FATURA KESİLİRSE BU YOK HÜKMÜNDEDİR

- Yani hem elektronik hem de kağıt fatura kullanacaksınız.

- Bizim örneğin binlerce müşterimiz var. Bunların yüzde 80’e yakını elektronik fatura mükellefi olacak ve ben ticari hayatımı onlarla elektronik olarak götüreceğim. Öbür tarafta da matbu fatura ile devam edeceğim. Bunun çıkardığı zorluk da şu. Muhasebe servisindeki elemanınız, X firmasına fatura keserken ona elektronik mi, yoksa kağıt mı fatura kesileceğini bilmek zorunda. Tabii altı ay bir sene sonra bunlar daha kolay olacak. Ama bugünkü geçişler sırasında bunlara çok dikkat etmek gerekecek. Eğer elektronik fatura kesmeniz gerekirken matbu bir fatura keserseniz o fatura yok hükmünde olacak. Yani orada fatura kesilmemiş sayılıyor ve Vergi Usul Kanunu’na göre size özel usulsüzlük cezası kesiliyor. Dolayısıyla faturanın yüzde 10’u tutarında vergi cezası ile karşı karşıya kalabilirsiniz.

Bir de kullanan için ayrı bir durum var. Bu fatura karşı tarafa ulaştı ve kayda geçirildi. Bu faturanın defterlere kaydı da mümkün değil. Maliye bu durumda mükellefi Takdir Komisyonu’na sevk etmek zorunda kalabilir. Bu durumda da KDV indirimleri reddedilir.

HERKES KENDİSİNİ BİLECEK

- Burada ciddi bir cezadan söz ediyorsunuz. Şirketlerin hepsi kendilerinin e-faturaya geçmeleri gerektiğini biliyor mu? Geçmesi gerekirken geçmeyenler ne olacak? Maliye, senin e-faturaya geçmen gerekiyor diye uyarı yapacak mı?

- Şirketlerin önce kendi kendilerine otokontrollerini yapmaları gerekiyor. Bize çeşitli sorular geliyor. Diyorlar ki çalışanlardan bir tanesi elektronik fatura kapsamında olan süpermarketten 2011 yılında mal almış. Bunu masraf pusulası ile şirkete beyan etmiş. Şirket de bunu 2011 yılında deftere kaydetmiş. Peki ben geçecek miyim? Evet, siz e-faturaya geçeceksiniz.

MUTLAKA İDAREYE SORUN

Yine ilginç bir soru geldi. Yatırım fonları elektronik fatura kapsamında olacak mı? Bakıyorsunuz, Sermaye Piyasası Kanunu uyarınca kurulmuş olan fonların tüzel kişilikleri yok. Aslında Kurumlar Vergisi mükellefi. Onun için ayrıca bir fıkra koymuşlar tebliğde. Mutlaka idareye sorunuz diyorlar. Mesela şirketler bunun farkında değiller. Çok fazla okumayı sevmiyorlar.

Diğer yandan Türkiye’de şirketlerin hepsi müşterilerini de iyi tanırlar. Eğer ben geçecek isem karşımdaki diğer şirketin de geçmesi gerektiğini bilirim. Siz basiretli tüccar olarak elektronik almanız gereken bir faturayı matbu olarak alırsanız burada bir yanlışlık oldu mu diye sorarsınız. Bu şekilde şirketler dost- komşu etkisiyle de e-faturaya geçecekler. Ama elbette ki cezai yaptırımlar her zaman için geçerli olacak.

NİŞANTAŞI’NDAKİ BAKKAL E-FATURAYA GEÇİYOR

- 10 milyonluk bir ciro zorunluluğu var değil mi?

- 10 ve 25 milyonluk iki regüle kanunla kapsam belirlendi. Bunun dışında seçimlik olarak da siz elektronik faturadan yararlanabilirsiniz. Madeni Petrol Piyasası Kanunu ve Özel Tüketim Vergisi Kanunu kapsamında olanlar seçildi. Madeni Petrol Piyasası Kanunu kapsamında çalışanlardan mal alanlardan, 25 milyon liranın üzerinde cirosu olanlar elektronik fatura kapsamında olacaklar. Hizmet alanlar için söz konusu değil. Özel Tüketim Vergisi kapsamında ise 3 sayılı listedeki ürünleri imal, ithal ve inşa eden şirketler buna dahil oluyorlar. İşte bu şirketlerden 2011 yılında mal alan şirketler de 10 ve 25 milyonluk cirolar gözetilerek bu kapsama giriyorlar.

Philip Morris’ten sigara alan bakkallar da eğer 10 milyon liralık ciroya sahipse elektronik fatura sistemine giriyorlar. Ben, Nişantaşı’ndaki bizim bakkala sordum. O da elektronik faturaya geçeceğini söyledi.

ENTEGRASYON KOLAY DEĞİL

- Elektronik fatura ile naylon fatura da denilen sahte faturalar ortadan kalkacak mı? Bu arada bütün şirketler e-faturaya ne zaman geçecekler? Belirlenen bir tarih var mı?

- Bütün şirketlerin e-faturaya geçmeleri çok kolay değil. Bunun için teknolojik bir altyapı, zaman, uyum süreci gerekiyor.

Bu yeni sistem Şubat 2013’te yürürlüğe girdi ve 6-9 ay arasında geçilmesi gerekiyor.  Entegrasyon ve özel entegrasyon yapacak firmalar için bile bunu yapacak insan kaynağında sıkıntı yaşıyoruz. Bugün param var bile deseniz, geç kalanlar bunu hazırlamakta zorlanırlar. Maliyetler ciddi anlamda artmış durumda. 30 binlik şirket sayısı yüzbinlere çıktığı zaman hem idarenin altyapısı, hem programların kurulup işletilmesi anlamında kolay değil. Burada öyle bir darboğaz da var. Ancak idarenin de bu işte istikrarlı ve kararlı olduğu görülüyor. Çok zaman almayacaktır herhalde.

NAYLON FATURA NASIL AYIRT EDİLECEK?

Bizim sahte fatura dediğimiz naylon faturada ise tabii ki bir azalma olacaktır. Bize  gelen sorulardan birisi şudur. İki şirket arasında fatura kesilecek ve bu fatura İdare kanalıyla iletilecek, bu fatura naylon faturaysa idare burada suça iştirak mi ediyor? Ben düzenledim ama faturayı GİB iletti diyor. Hayır tabii ki. GİB orada sadece faturanın karşı tarafa iletimini sağlayacak. Naylon faturada bir azalma bekliyoruz ama önüne tümüyle geçmek de henüz mümkün değil.

Ben eminim ki idare ilerleyen dönemlerde şüpheli işlemleri, olmaması gereken işlemleri daha hızlı değerlendirecek. Elektronik olarak kimi faturaları inceleyip analiz ederek sorunları ortaya çıkarmanız birkaç dakika alacak. O anlamdaki usulsüzlüklerle önümüzdeki dönemde ileri teknoloji kullanılarak daha iyi mücadele edilebilecek.

ENTEGRATÖRLER LİSANS ALIYOR

- Şu anda kimi büyük kuruluşlar, bankalar, entegratörlük belgesini idareden aldıklarını söylüyorlar. Entegratörlük nedir ve elektronik fatura işlemlerindeki yeri nedir?

- Entegratörlük yine teknik olarak hayatımıza Şubat 2013’te giren bir olgu. İdarenin hazırladığı portalı kullanmak siz eğer çok büyük bir şirket iseniz zor olabilir. İdareye entegre bir sistem hazırlamak da ciddi fiyatlara mal olur. Buna bir örnek vereyim. Büyük bir ilaç firması olduğunuzu düşünün. Türkiye’deki bir çok ilaç firmasının bilgi sistemleri altyapısı yurtdışındadır. İdare, direkt entegrasyon yapacaksanız koyduğu koşullardan bazılarında faturayı hazırladığınız sistemin Türkiye’de olmasını istiyor. Bu tür teknik zorluklar, yeterli kaynağınızın olmamasından veya zamansızlıktan direkt entegrasyon da yapamayabilirsiniz. İdareden bunu bir hizmet olarak alabilirsiniz. Bu işi, benim hem teknik hem de idari anlamda çok sıkı denetlediğim şirketlere özel entegratörlük lisansı vereceğim. Siz onların hizmetlerini kullanarak bu hayata katılabilirsiniz. Bu durumda ben bir özel entegratör ile anlaşırım, faturalarımı ona veririm ve o da idarenin üzerinden benim faturalarımı hazırlayıp gönderir. Bana gelecek olan elektronik faturaları da bana iletebilir.

 ENTEGRATÖRLER VE RİSKLER

Sizin özel entegratörle yaptığınız anlaşma size özel bir anlaşma. İdare o anlamda herhangi bir şey koymuyor. Bütün faturaları, bunları entegratöre yollayıp şuraya gönder deyin ve o göndersin. Bunlar hep ticari kararlar. Ya da e-posta ile gönderin de özel entegratör onları idarenin formatına soksun. Burada dikkat edilmesi gereken şudur. İdare entegratörler için ciddi teknik kriterler ortaya koydu. Firmaların özel entegratörlerle çalışacakları zaman kendi risklerini iyi yönetmeleri gerekiyor. Çünkü onların faturaları entegratörler tarafından görülecek.

BANKALAR ÖZEL ENTEGRASYONA ARACI OLMALI

Bildiğimiz kadarıyla özel entegratör lisansı alan firma sayısı 10’u geçti. Aralarında bankalar, çok büyük teknoloji şirketleri ya da fatura üretimi konusunda ihtisaslaşmış özel şirketler bu lisansı aldılar. Bankaların altyapısının buna uygun olup olmadığı konusunda bir değerlendirme yapmak zor. Ama orta vadede idare bunu ödeme sistemiyle de eşleştirmek isteyebilir. Fatura gidecek ve bununla ilgili ödeme yapılacak. Bu konuda bankalar daha bütünleşik bir çözüm sunuyor olabilirler. İdare, en başından beri bankaların özel entegrasyona aracılık yapmalarını arzu ediyor.

EN ÖNEMLİ SORUN GÜVENLİK OLABİLİR

- Herhalde sistemin en önemli sorunların birisi de güvenlik konusu olacak. Ben internet şubelerini ve e-ticaret sitelerini kullanıyorum ama bu alanlarda güvenliğin tam olmadığını da gayet iyi biliyorum. Bu kadar önemli konularda güvenlik sorunu nasıl çözülecek?

- Burada ciddi bir güvenlik sıkıntısı olabilir. Neden olabilir? Bir şirketler anlamında. Şirketler ticari faturalarını hem idareye hem de entegratöre gönderecekler. Ayrıca elektronik olarak da arşivlenmesi gerekiyor. Elektronik olarak saklanacağı için aynı zamanda görülmesini de önleyebilmelisiniz.

MALİ MÜHÜRÜ ÇALDIRMAYACAKSIN

Birincisi biraz önce bahsettiğimiz mühürlerin çok dikkatli saklanması gerekiyor. Çünkü onlar yasal olarak geçerli imzalar. Bunu kaybederseniz imzanızı çaldırmış oluyorsunuz. Birisinin onu kullanarak fatura üretme ihtimali yüksek. Bu nedenle artık kritik bilgileri çaldırmamak için daha dikkatli, özenli davranmak gerekiyor. Şirketlerin sistem güvenliklerini maksimuma çıkarması zorunluluğu var. Çünkü bugün arkanızda dosyanızda olan bilgiler sizden başkasının da erişebileceği bir sunucuya geçiyor. Bu nedenle idare özel entegratörlere teknik yaptırımlar getirdi. Tüm özel entegratörlerin uluslararası sertifikayı almaları gerekiyor. Siz başkalarının faturalarını saklayacak, yönetecekseniz benim size güvenebilmem lazım, diyor. Ama bu ciddi bir sorun. İnşallah büyük problemler yaşamayız. Çünkü farklı vektörlerden farklı amaçlarla çok fazla saldırı yapılıyor.

Şirketler, e-fatura sistemine geçerken yeni bir teknik mimari kuruyor. Bu kurdukları mimarinin güvenliğinden emin olmak zorundalar. Bilgi teknolojisi camiasında olanlar bilir, yüzde 100’lük güvenlik hiçbir zaman sağlanamaz. Ama alınması gereken belirli temel önlemler vardır. Evet bunlar biraz maliyetlidir ama günün sonunda sizi çok daha büyük bir musibetten koruyabilirler.

E-DEFTER 2014’TE, SİSTEM NASIL ÇALIŞACAK?

- E-fatura için konuştuklarımız e-defter için de geçerli mi?

- Kapsam yine aynı. Ancak başvurular 1 Eylül 2014 tarihine kadar yapılabilecek. Siz elektronik defterlerinizi Eylül 2014’ten itibaren kullanmaya başlayacaksınız. Dolayısıyla 2014’ün ilk sekiz ayında siz matbu defterlerinizi kullanmaya devam edeceksiniz. E-defter 1 Ocak 2012 tarihinden bu yana seçimli olan bir sistem. Yani şu anda e-defter kullanılabiliyor. Kullananlar var. Biz, 1 Ocak 2014’ten itibaren e-deftere geçmeyi öneriyoruz.

Elektronik defterdeki en büyük yenilik defterlerin aylık olarak tutulması. Defterlerin, takip eden ayın sonuna kadar idareye gönderilmesi gerekiyor. Bu nasıl olacak? Sizin mali mührünüzle defterlerin onaylanması gerekiyor. Bir de elektronik defter beratınız var. Mali mühürle onaylanmış elektronik defterinizi Gelir İdaresi Başkanlığı’na göndereceksiniz. GİB bu defterleri onayladıktan sonra size iade ediyor. Yani bu defterler mühürlenmiş oluyor. Normal mühür süreci elektronik olarak burada yaşanıyor. Elektronik deftere gidip bakabiliyorsunuz ama değiştiremiyorsunuz. Aynen bugün kullandığınız defterler gibi.

- Bütün defterler mi elektronik olacak.

- Hayır. Defteri kebir ve yevmiye defteri.

İYİ BİR EĞİTİM-DONANIMLI ELEMAN ŞART

- E-defter kullanımı e-faturaya göre daha mı zor?

- Aslında ikisinin de kimi zaman zorlukları var. Örneğin bir otel zincirinin resepsiyonundaki kişinin, faturayı bana gönder denildiğinde, o faturayı elektronik olarak gönderecek veya orada kesilirse matbu fatura kesecek bilinçte olması gerekiyor. O yüzden teknoloji altyapısı buna hazır olmalı. Ayrıca, fatura iptalleri gibi çok değişik durumlarda nasıl davranılacağını bilen birçok kişi şirkette olmalı ve onlar iyi bir eğitimden geçirilmeli. Yani muhasebe ile IT’nin (Bilgi İşlem Servisi) çok sıkı bir biçimde birlikte çalışmaları gerekiyor bu süreçte.

TÜRKİYE, BREZİLYA MODELİNİ ALDI

- Elektronik fatura şu anda dünyada nerelerde yaygın olarak kullanılıyor?

- Dünyanın her yerinde değil ama birçok yerinde kullanılıyor. Avrupa’da çok yaygın kullanılıyor. Ama Avrupa Birliği içinde örneğin Almanya’dan Hollanda’ya elektronik fatura kesilmiyor. Ülkeler içinde kesiliyor. Biz de de ihracat ve ithalat işlemleri e-fatura kapsamı dışında. Ancak serbest bölgeler ise e-fatura kapsamında.

Öte yandan, Türkiye’de, 2011 yılından bu yana operasyonel nedenlerle buna hazır olan şirket sayısı da az değil. Ticari olarak bir getirisi de var. Sağladığınız hızın, uğraştığınız matbu kağıtlardan kurtulmanın maliyeti küçümsenemez.

Dünyada kimi ülkelerde oldukça iyi işleyen e-fatura sistemleri var. Gelir İdaresi Başkanlığı, Brezilya’nın sistemini örnek almış durumda. Çünkü Brezilya’da da elektronik fatura idarenin üstünden geçiyor. Başka hiçbir ülkede faturalar idarenin üstünden geçmiyor. Her iki taraf arasında karşılıklı gönderiliyor.

- İdare, her şey benim elimin altında olsun gibi bir anlayışla mı bu yöntemi seçiyor?

- Belki de öyle olabilir ama bu şekilde risk de almış oluyor. Sistem oturduğu zaman bu şekilde daha düzgün işler. Yedeklenen sağlam bir sistem için idarenin çok ciddi yatırımlar yaptığını biliyoruz. Bizim öğrendiğimiz, bunu sadece gönderecek olan idarenin 7 gün süreyle saklayacağı biçiminde. Bunu incelemeye alır, yedekler mi bunu bilemiyoruz. Tabii onların da güvenlik konusunu çok ciddiye almaları gerekli.

SİSTEMİN ÇÖKERSE YEDEĞİN VAR MI?

Direkt entegrasyon yapacak şirketler için şu nokta unutulmamalı. İdare karşı tarafın teknik altyapısını değerlendirmek istiyor. Nasıl bir makine parkı ve nasıl bir yazılım ile bunu tasarlıyorsun? Sistemin çökmesi halinde yedek sistemin nerede ve nasıl devreye girecek diye bakıyor. Bizim önerimiz, eksik yatırım yapmayın, doğru yatırıma girişin. Fazlasına da gerek yok.

Kendi entegrasyonunu yapmak isteyenler idareye başvurduktan sonra sizin bilgi işlem altyapınız burada çok önem kazanıyor. Kurumsal kaynak uygulaması kullanan firmalar, buna bir ekleme ile idare edebilir hale geliyor. Bunun piyasada farklı ticari çözümleri var. Yerleşme ve uyum süresi de bir-iki ay alıyor. E-fatura programı da satın alabilirsiniz. Siz bunu tamamladıktan sonra, e-fatura.gov.tr’de yazıldığı biçimde idarenin beklentilerini yerine getireceksiniz. Bir BİS (Bilgi İşlem Sistemi) raporu hazırlıyorsunuz. O da idarenin sizi teknik olarak onayladığı rapor. Ondan sonra entegrasyon testlerine başlıyorsunuz. Entegrasyon tamamdır onayı alınca işiniz bitiyor.