Kişisel ve örgütsel zaman yönetimi

Bu sayıdaki yazımızda zamanın kişiler ve örgütler tarafından nasıl kullanılması gerektiği üzerinde duracağız. Öncelikle “zaman nedir ?”sorusunu yanıtlamaya çalışalım; 

ZAMAN NEDİR?

Atalarımızın  “Vakit nakittir”sözünü hepimiz biliriz. Eski zamanlar için çok doğru olan bu sözün günümüz dünyasında “Zaman nakitten daha değerlidir”şeklinde ifade edilmesi daha doğrudur. Çünkü zaman kaybedildiğinde bunun telafisi yoktur. Ancak para kaybedildiğinde -hem de zaman vasıtasıyla- daha fazlası kazanılabilinir. Üstelik zaman hiç durmadan akan bir değerdir. Akış anında kullanıldığında yarar sağlar. Para gibi sonra kullanılmak üzere saklanamaz. Kaçırıldığında kaybedilmiş olur. Bu nedenlerle “zaman paradan daha değerlidir”denilebilir.

Zaman yönetimi konusunu, Kişisel Zaman Yönetimi ve Örgütsel Zaman Yönetimi adıyla iki başlık halinde ele alacağız;

KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ

Yönetici olsun ya da olmasın bütün çalışanlar zamanlarını doğru ve etkin kullanmalıdır. Bunun için yapılması gereken önemli şeyleri maddeler halinde aşağıdaki gibi belirtebiliriz;

v  Kişisel zaman yönetiminde yapılan işler için günlük, haftalık, aylık planlamalar yapmak önemlidir.

v   Yapılacak işler listeler halinde yazılmalıdır.

v  Planlama yapılırken amaçlar belirlemiş olmalıdır.

v  Yapılan planlara uymak ve çok önemli sebep yoksa işi ertelememek gereklidir. Atalarımız “Bugünün işini yarına bırakma” demişlerdir.

v  Planlama yapılırken mümkün olduğunca esnek düşünmelidir. Dar kalıplar içinde , “ucu ucuna” yapılan planlamalar uygulama esnasında daha büyük zaman kayıplarına sebep olabilir.

v  Amaçlara ulaşmak için yapılması gereken işlerin önceliklerinin belirlenmesi gereklidir. (Geçen sayıda sözünü ettiğimiz “Paretto Kuralı” bu konuda kullanılabilir.)

v  Yapılan işlerin etkinliği gözden geçirilmelidir. “Ben bu işi neden yapıyorum?, Bu işi yapmalı mıyım? Yapmasam ne kaybederim? Bu işi yaparak nelere katlanıyorum, ne elde ediyorum?” gibi sorular sorularak o işin gerekliliği sorgulanmalı ve doğru işi yapmaya çalışılmalıdır.

v  Yapılacak işlerle ilgli hatırlatma imkanlarından yararlanılmalıdır. (Sekreter yardımları, teknolojik araçlardan yararlanma, ajanda kullanmak gibi.)

v  Yapılacak her iş için kişinin kendisine özel en uygun zamanlar seçilmelidir. Örneğin bir kişi için meslekle ilgili ya da teknik bir kitabı okumak için sabah saatleri, bir roman okumak için de uyku öncesi zaman uygun olabilir.

v  Zamanı dengeli kullanmak gereklidir. Her kişi örneğin gerektiği kadar uyumalı, gerektiği kadar çalışmalı, yeteri kadar dinlenmeli, gereği kadar eğlenceye zaman ayırmalıdır. Bu aktivitelerden biri ya da bir kaçına daha fazla zaman ayırarak dengeyi bozmamalıdır.

ÖRGÜTSEL ZAMAN YÖNETİMİ

İşletmeler yapmakta oldukları faaliyetlerini yürütmek için insan gücü, sermaye, bilgi, makina, hammadde gibi üretim faktörlerine ihtiyaç duyarlar. Bu faktörlerin iyi yönetilmesi işletme için çok önemlidir. Artık günümüz dünyasında bu faktörlere zaman faktörünü de ilave etmek gerekmektedir. Bu nedenle işletmelerin başarıları, örneğin sermayelerini yönettikleri gibi zamanlarını da iyi yönetmeleriyle doğrudan ilişkilidir. Üstelik örgütsel zamanın doğru yönetilmesi diğer faktörlerin de yönetilmesini olumlu yönde etkiler.

ÖRGÜTSEL ZAMAN NEDİR?

İşletmeler, faaliyetleri konusu olan mal ve hizmetleri üretmek için sahip oldukları insan kaynaklarının zamanlarını ve makinaların çalışma zamanlarını kullanırlar. Örgütsel zaman bu zamanların toplamıdır. Yöneticiler işletmenin başarısı için hem çalışanların hem de makinaların zamanlarını efektif kullanılmasını sağlamalıdırlar. Bu da etkin bir örgütsel zaman yönetimi ile daha kolay sağlanabilir.

ÖRGÜTSEL ZAMAN YÖNETİMİ

Örgütsel zaman yönetimi konusunda öne çıkan konuları şu şekilde sıralayabiliriz;

·         Doğru Planlama

·         Yöneticilerin Tutumu

·         Etkin İletişim

·         Etkin Organizasyon

·         İşlerin Delegasyonu

·         Etkin Toplantı Yönetimi,

·         Planlı Bakım Yönetimi

DOĞRU PLANLAMA

Kişisel zaman yönetiminde olduğu gibi örgütlerde de iyi bir planlama yönetimi ile birçok süreçlerdeki zaman kayıpları önlenebilir. Doğru bir üretim planlaması ile makina ve ekipmanlardaki ve o makinalarda çalışan insanların mesailerindeki zaman kayıpları en aza indirilebilir. Öte yandan işletmenin üretim dışındaki süreçlerinde de yapılabilecek planlamalar vardır. Seyahatlerin doğru planlanması, misafirlerin kabulü konusunda ve yapılacak iş ziyaretleri konusunda doğru zamanlama, yapılacak işlerin önceliklendirilmesi, toplantıların doğru zamanlarda yapılması gibi bir çok planlama işlemleri örgütlerdeki zaman kayıplarını en aza indirebilir.

YÖNETİCİLERİN TUTUMU

Örgütlerdeki zaman kayıplarını azaltacak önemli unsurlardan birisi de üst yöneticilerin ve diğer yöneticilerin tutumlarıdır. Yöneticiler aslarıyla olan ilşkilerinde onların zaman kaybı yaşamalarına neden olmamaya özen göstermelidirler. Verdikleri görevlerde, görüşmek istediklerinde ya da toplantıya çağırdıklarında öncelikle onlar için uygun zamanı gözetmelidirler. Örneğin “Müdür Bey çağırıyor”denildiğinde bir ast saygısı gereği ya da başka saiklerle bu çağrıya derhal uyabilir. Ancak o çalışan belki de bitirmek üzere olduğu bir işi bırakarak amirine gider. Ve belki de o işi baştan başlayarak ve iki kat zaman harcayarak tamalayabilir.

ETKİN İLETİŞİM

Örgütlerdeki birimler ve kişiler arasındaki doğru iletişim örgütsel zaman kayıplarını azaltan önemli bir faktördür. Bu konu daha önceki yazılarımızda ayrıntılı olarak ele alınmıştı. Ancak burada tekrar etmekte yarar gördüğümüz bir iki hususu hatırlatmak faydalı olabilir;

İşletmelerde her iletişim işlemi için en doğru iletişim araçları kullanılmalıdır. Telefonla hallolacak bir iş için yüz yüze görüşmek, yüz yüze görüşerek ancak halloacak bir konuda e-mail yoluyla iletişimi seçerek işlerin zamanında bitirilememesi, en son teknolojik gelişmelerden yeterince yararlanamamak örgütsel zaman kayıplarına yol açabilmektedir.

Öte yandan işletmelerde hangi bilginin,  ne zaman, nasıl ve kimlere iletileceğini açıkça belirten prosedür ve talimatların tanımlanmış olması da çok önemlidir.

ETKİN ORGANİZASYON

Örgütsel organizasyonun yapısı işlerin yapılma hızını önemli ölçüde etkiler. Dikey bir yapılanmayla örgütlenmiş işletmelerde işlerin yapılması organizasyonun “hantal yapısı” yüzünden daha uzun zaman alabilir. Gereksiz her bilginin veya onayın bir çalışandan daha üst mevkideki yöneticiye oradan da o yöneticinin üstüne gittiği durumlarda gereksiz uygulamalar zaman kayıplarına yol açar. Bu konuda “Yatay Organizasyonel Yapılar, Matriks yönetim Modelleri, Süreç Yönetimi Sistemleri”gibi modern yönetim yaklaşımları daha yararlı sonuçlar için önemli uygulamalar olarak belirtilebilir.

YETKİ DEVRİ

Özellikle yöneticilerin zamanlarının verimli kullanılmasında “Yetki Devri  (Delegasyon)” önemli bir araçtır. Eski yazılarımızda yine ayrıntılı olarak sözünü ettiğimiz bu yaklaşım bir yandan işletmedeki çalışanların yetkinliklerinin ve motivasyonlarının artmasına neden olurken, öte yandan da yöneticilere daha etkin olacakları zamanlar kazandırır.

ETKİN TOPLANTI YÖNETİMİ

İşletmelerde en çok zaman kaybına yol açabilecek süreçlerden bir de toplantılardır. Etkin toplantı yapılabilmesi için aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi önerilebilir;

§  Yapılacak toplantı gerekli midir?

Toplantıda görüşülecek konular bir ya da bir kaç telefonla ya da katılımcılarla yapılacak bir kaç  e-posta alış-verişi ile hallolabilecekse toplantı yapmak zaman kaybına neden olabilir.

§  Toplantının amacı nedir?

Her toplantının mutlaka amaçları olmalıdır. Bu amaçlar  işletmelerin performanslarını olumlu yönde etkileyebilecek, hedeflerine ulaşmasına katkı sağlayacak amaçlar olmalıdır. Toplantı bittiğinde katılımcılar ve özellikle yöneticiler o toplantıdan beklenen amaçların gerçekleşmiş olmasından emin olmalıdırlar. Beklenen amaçların gerçekleşmediği toplantıların etkinliği gözden geçirilmeli gerekirse bu toplantıların tekrar edilmemesi kararlaştırılmalıdır.

§  Toplantıya kimler katılmalıdır?

Toplantının amacına göre katılımcılar ya bilgilendirilmek için ya da karşılıklı bilgi ve görüş alışverişi için toplantıya katılırlar. Etkin bir toplantı için her iki durumda da katılımcıların doğru seçilmesi gerekmektedir. Toplantıdaki görüşmelerden işini daha iyi yapabilmesine yarayacak her hangi bir fayda sağlayamayan ve toplantıya da her hangi bir katkısı olmayan insanların toplantıya katılmaları örgütsel zaman kaybını artıran bir uygulamadır.

§  Katılımcıların toplantıya katkısı sağlanmalıdır.

Katılımcıların, salt bilgilendirilmek için davet edilmemişlerse, görüşlerinin alınması sağlanmalıdır. Normal sınırlar dahilinde yaptıkları konuşmalar kesilmemeli, onlara görüşlerini sağlıklı şekilde belirtme fırsatı verilmelidir. 

§  Yöneticiler baskın olmamalıdır.

Bölüm yöneticileri ya da üst yöneticiler her toplantının da mutlaka yöneticisi olmak zorunda olmamalıdırlar. Toplantı konusuna veya amacına göre bir toplantının yöneticisi yönetim fonksiyonu olmayan bir çalışan ya da bir alt yönetici olabilmelidir. Gerek toplantı yöneticileri gerekse toplantıda bulunan diğer yöneticiler toplantıda baskın olmamalıdırlar. Mümkünse bütün  katılımcılardan  sonra  görüşlerini açıklamalıdırlar. Katılımcılar o toplantıda kendilerini önemli hissetmeli ve görüşlerini  açıkça belirtebilmelidirler.

§  Toplantının başlama ve bitiş zamanı baştan belirlenmiş olmalıdır.

Toplantılarda zaman yönetimi çok önemlidir. Çünkü iyi bir zaman yönetimi yapılmadığında toplantıya katılan birden fazla kişinin zamanı kaybolmaktadır. Ancak bazen toplantı yöneticileri bile, gündemden sapıldığının, gereksiz tartışma ve konuşmaların uzadığının farkına varmayabilmektedirler. Böyle durumlarda katılımcılardan biri toplantılara “Zaman Yöneticisi”olarak atanabilir. Zaman yöneticisi gündemden sapıldığında, bir konu için gereğinden fazla zaman harcandığında, toplantı süresinin uzayacağı durumlarda toplantı yöneticisine hatırlatmalarda bulunur. Zaman yöneticileri bu uyarılarını toplantının ahengini bozmayacak tarzda, fazla ısrarcı olmadan ve genelde işaretlerle toplantı yöneticilerine bildirirler.

PLANLI BAKIM YÖNETİMİ

Örgütsel zamanı tanımlarken çalışanların zamanının yanında makina ve ekipmanın da çalışma sürelerinden söz etmiştik. Makinaların çalışmaları gereken zamanda çalışabilmeleri, onlardan optimum miktarda fayda sağlanması açısından çok önemlidir. Bu konuda en önemli faktörler arızalar, makinaların bakımlarıyla ilgili yaşanan zaman kayıpları ve makine-insan ilişkileridir.

Günümüz modern yönetim yaklaşımlarından olan “Planlı Bakım Yönetimi” bu konularda etkinliği artıran birçok iyi uygulamaları önermektedir. Örneğin bir makinanın arızalanması veya durması, arıza gerçekleşmeden önce, var olan bir plana göre öngörülerek,  zamanda gerekli bakıma alınması ile ve ekonomik ömrü dolmuş olan parçalarının  değiştirilmesiyle önlenebilir.

Özellikle üst yöneticilerin desteklemesiyle işletme kültürünün bir öğesi haline getilebilecek “Planlı Bakım Yönetimi”yaklaşımı, işletmelerde hem çalışanların zamalarını daha etkin kullanmalarını sağlayan hem de makinalardan daha fazla yararlanma yollarını gösteren birçok uygulamaları önermektedir.