Yönetimde delegasyon

Bildiğiniz gibi günümüzde sahip olduğumuz en değerli unsurlardan biri zamandır. Özellikle işadamları ve yöneticiler genelde zamanlarının işler için yetmediğini sık sık  belirtirler. Yöneticiler için zaman kazanılacak en önemli yönetsel araçlardan biri, işlerin astlara delegasyonudur.

 Bir işyeri yeni kurulduğunda sahiplerinin ya da yöneticilerinin her türlü detayla ilgilenmesi her sürecin içinde fiili olarak bulunması normal kabul edilebilir. Ancak işyeri büyüdükce yeni yeni süreçler başlar ve işler daha karmaşık hale gelebilir. Belirli bir aşamadan sonra yöneticilerin çoğalan bu süreçlerin hepsiyle olması gerektiği gibi ilgilenmesi zorlaşır. Böyle  durumlarda yöneticiler bu süreçleri astlarına devretmeyip ısrarla kendileri yürütmeye kalktıklarında zaman konusunda zor durumda kalarak bir türlü işlerini bitiremeyebilirler. Öte yandan yeterli zaman ayrılmadığı için  süreçler de sağlıksız yürüyebilir. Bu nedenle yöneticiler doğru zamanda, uygun süreçleri uygun astlarına  delege etmelidirler. Elbette ki bir işi delege etmek demek o işten vazgeçmek  ve sorumluluktan kurtulmak demek değildir. İşlerin delegasyonunda dikkat edilmesi gereken teknik bazı hususlar vardır. Bunları maddeler halinde şöyle sıralayabiliriz;

DELEGASYONDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

 Delege etmek sadece iş yükünü astlara, yüklemek değildir. Aynı zamanda yetkiler ve sorumluluklar da belirli şartlar yerine geldikçe devredilmelidir. 

 Delege edilen iş iyi tanımlanmalıdır. Sürecin detayları, iş sonuçları, süreç performans kriterleri astın yetkileri ve sorumlulukları, varsa işin bütçesi, yararlanılacak kaynaklar açıkca belirtilmeli ve üzerinde astla uzlaşılmalıdır.

 Sorumlulukların devredilmesi yöneticinin o işten kurtulması anlamına gelmez. Esas sorumluluk yine yöneticidedir.

 Yönetici delege ettiği işin başarılması için gereken olanakları hazırlamalı, varsa engelleri kaldırmalı, astının başarılı olması için yetkisini ve organizasyondan gelen gücünü kullanmalıdır.

 Yönetici delegasyon yaptığı astıyla ve delege ettiği süreçle yakından ilgilenmelidir. Bu ilgilenme astın durumuna göre dört düzeyde olabilir.

1- Astın henüz yetkin olmadığı durumlarda yönetici işlerin nasıl yapılacağı konusunda yoğun bilgilendirme yapar. Bu aşamada ast, amirine danışmadan önemli kararlar  vermez. Astın sorumluluğu çok azdır. Her şey amirin kontrolu altındadır. Bu aşama adeta birlikte yapma aşamasıdır.

2- Astın biraz daha deneyimli olduğu durumlarda işi delege eden amir astına biraz daha fazla sorumluluk yükler. Bazı kararlar almasına izin verir. Önemli kararlada da kendisine danışılmasını ister. Bu durumda iş ast tarafından yapılır ve amir bir danışman gibi astına destek verir.

3- Astın daha da yetkin olduğu durumlarda  ast süreçle ilgili kararları kendisi alır. Süreci kendisi götürür. İş sonuçları konusunda belirli zaman aralıklarında amirine  bilgi verir. Amir o süreçle ilgili olarak iş sonuçlarını inceleyecek kadar zaman harcar.

4- “Tam delegasyon” da denilen bu durumda asta o işle ilgili her türlü yetki ve sorumluluk verilmiştir. Ast artık  o sürecin, o işin sahibidir. Zaten o süreci herkesten, belki amirinden de daha iyi bilmektedir. Ancak iş sonuçları ve süreç performanları açısından yine amirine karşı sorumludur.

 Bir süreç delege edildildikten sonra amir yukarıda belirttiğimiz dört durumdan ilki dışındaki durumlarda astının işlerine müdahale etmememeli, astın kendi sorumlulukları çerçevesinde yetkilerini kullanmasına ve kararlar almasına izin vermelidir. Hem delege etmek hem de işin her türlü detayından el çekmemek  delegasyondan elde edilecek yararları azaltabilir. 

 Delege edilen işi başarıyla sonuçlandıran ast mutlaka takdir edilmelidir.

 İşleri delege etmek her şeyden önce etkin bir yönetim aracıdır.

 Yöneticinin zamanını daha etkin kullanmasına yardımcı olur.

 Kuruluşların kurumsallaşmasına yardımcı olur ve işlerin yürümesinde yöneticiye bağımlılık azalır.

 Kuruluşta var olan potansiyelden maksimum düzeyde yaralanmayı kolaylaştırır. Kişilerin ve ekiplerin bilgi ve becerileri ortaya çıkar ve daha etkin kullanılır.

 Kuruluşta yeni liderlerin ve yönetici adaylarının  ortaya çıkmasına neden olabilir.

 Astların motivasyonu yükselir. Kendilerini daha önemli hissederler ve işyerini daha çok sahiplenme ye başlarlar.

 Yönetici ve astlar arasında iletişim gelişir.

DELEGASYON YAPILMAZ YA DA YANLIŞ YAPILIRSA NELER OLUR ?

 İşler sürüncemede kalabilir.

 İşlerin bitmesi için yönetici ya daha fazla zaman harcar ya da işler bitmesi gereken zamanda bitmez. 

 İşleri yürütecek bilgi ve deneyime sahip çalışanlar yetişemez. Yöneticinin olmadığı durumlarda işler aksar.

 Çalışanlarda sorumluluk bilinci gelişmez. Herkes “Nasıl olsa yöneticimiz sorunları halleder” şeklinde düşünür.

 İşlerin  temposu azalır. Her iş yöneticinin zamanına ya da onun vereceği karara endekslidir.

 Genel olarak kuruluşta motivasyon azalır.